Telefonie is een belangrijk onderdeel van de moderne werkplek. En al zeker voor organisaties binnen de publieke sector. Om altijd en overal vlot te kunnen antwoorden op de vragen van hun inwoners zocht de IT-dienst van Grimbergen een nieuw VoIP-systeem. Benieuwd hoe Vincent Stessels, onze expert in cloudtelefonie, hen daarbij heeft geholpen? Dat vertellen we je maar al te graag.
do, 20 februari 2025
“Net zoals de meeste organisaties, zijn wij een aantal jaar geleden sterk beginnen inzetten op hybride werk”, vertelt Eva De Wulf, afdelingshoofd beleidsondersteuning bij de gemeente Grimbergen. “Daarvoor waren we destijds op zoek gegaan naar een flexibel telefoniesysteem waarmee we altijd en overal op een vlotte manier konden communiceren met onze burgers.”
Maar hun bestaande on-prem telefonie-oplossing werkte niet naar behoren. “We kregen te maken met enorme wachtrijen, oproepen die uitvielen, en dergelijke meer. Dat was gewoonweg frustrerend. Niet alleen voor medewerkers, maar ook voor de inwoners van Grimbergen.” Hoog tijd voor een alternatief systeem.
Om de inwoners van Grimbergen op elk moment te kunnen ondersteunen, zocht de IT-dienst een gepaste VoIP-oplossing. Maar welk systeem paste het beste bij hen? En hoe hebben wij de overstap naar hun nieuwe systeem aangepakt?
Het resultaat? Dat werd door de band genomen positief onthaald: “We krijgen eigenlijk vooral complimenten over het nieuwe systeem, zowel van de collega’s als van de burgers. En dat is natuurlijk heel fijn”, vertelt Eva met een glimlach. “Onze burgers komen nu meteen bij de juiste medewerker terecht, die hen met alle nodige aandacht kan verder helpen. En dat is uiteindelijk waar we het voor doen.”
In een cloudtelefonie-project is user adoption uiteraard enorm belangrijk: “Onze taak is pas écht voorbij als alle eindgebruikers vlot met het nieuwe systeem kunnen werken”, vertelt Vincent. “Op de dag van de overstap gaan we dan ook altijd langs om alles zo goed mogelijk te faciliteren. En om de eindgebruikers zo veel mogelijk ondersteuning te bieden”. Zo garanderen we het blijvende succes van het project.
Die digitale knowhow kadert ook perfect in de bredere ambities van gemeente Grimbergen. Want op termijn willen ze de volledige Microsoft 365-suite uitrollenin hun organisatie, zodat ze volop kunnen blijven digitaliseren. “Ons ultieme doel is dat al onze werknemers op hun eigen tempo leren werken met de tools van de toekomst”, zegt Eva. “En daar hebben Vincent en zijn team een heel belangrijke rol gespeeld. Want dankzij hun grondige uitleg kunnen al onze collega’s nu vlot overweg met het nieuwe telefoniesysteem.”
Met het oude telefonie-systeem was het team van Eva erg afhankelijk van externe partijen om wijzigingen te maken. Maar dat is voortaan een stuk makkelijker: “Nu kan onze IT-dienst zelf kleine aanpassingen doen, zoals nieuwe nummers toevoegen of verwijderen, call flows veranderen en dergelijke meer. En dat is uiteraard een enorme meerwaarde voor ons”, zegt Eva.
En als er iets misloopt? Of als ze complexere vragen hebben? Dan hoeven ze ons gewoon even te bellen via Teams.
Onze experts helpen jou en je organisatie met veel plezier verder.
“Door de Teams Voice oplossing van Arxus is het call management van onze helpdesk nog krachtiger geworden”, vertelt Gerrit Raa, Head of Operations bij Cyclis Bike Lease. Om meer dan 35.000 fietsers overal en altijd van dezelfde sterke support te kunnen voorzien, ging het eerste en grootste fietsleasebedrijf van België op zoek naar een efficiënte tool voor cloudtelefonie. Onze Teams Voice-oplossing kwam daarvoor als geschikte kandidaat uit de bus. En wij waren erg benieuwd naar hun ervaring.
“IT-security stond eigenlijk nooit hoog op onze agenda. Maar we kwamen al snel tot het besef dat onze online beveiliging beter kon en moest.” Met die duidelijke nood stapte Van Moer Logistics naar ons. Daarom schoven we onze (toen) nagelnieuwe Modern Workplace Advise-dienst naar voren. Een voorstel waar Van Moer minstens even gretig als ons in meestapte.
